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溝通力07.|掌握天時地利,讓溝通效果更好


我的工作節奏是這樣安排的:

  1. 週一早上,回信和約會議,主要處理庶務與需要跟人協作的項目,把一週工作都安排好。暫時不做重要決定。

  2. 週一下午三點之後開始處理不需要協作的事情。

  3. 週二開始把工作強度和節奏提升,重要決策從週二開始處理。

  4. 週三週四我會排需要談判協調的會議和特別困難的仗。

  5. 週五中午後原則上不談傷感情的事,尤其是下午五點後。

  6. 如遇連假,也依照以上原則安排。

原因如下。


週一剛休假回來腦袋還沒開機完成,加之有累積二天的郵件要回,許多公司的週會更選在週一早上,通常所有人都很緊繃且兵荒馬亂。這時候電話響得最兇,所以最好趕快回覆。下午三點後該救的火已經差不多安排好了,可以開始處理不需要協作的項目,進入自己的心流。


經過週一的起床號和收拾完週末累積的工作,週二腦袋開始上線,適合做重要的決定。


週三週四,原則上累積的工作都處理到一個段落,人的心情也慢慢放鬆或是會抓一點空檔休息,有些人也開始安排週末,這時候談判困難的事情不容易被遷怒。對方休假完或用餐完的效果又更好,因為已經獲得適當的休息。


週五下午後大抵所有人都進入半放假模式,為了維持良好關係就不談傷感情的事,或是有必要也得很婉約地談。週三週五下午都很適合約客戶 coffee break,大家小充電聯絡一下情感交換訊息,增進雙方合作關係。


另外,如果窗口預備休長假,他長假回來上班的第一天也會非常兵荒馬亂,有壞消息要說最好避免(但緊急消息則無法,該說就說吧)。對方進入休假前通常比較好商量事情,有好消息也可以選在這時告知,讓窗口開心些不無好處。


有時候溝通結果不完全取決於內容,而取決於溝通時機與對方現在的狀況。所謂「不長眼」或是「往槍口上撞」,大抵說的就是展開一項行動時,對於其他人的理解不足導致。


不論是要掌握溝通時機,或要知道對方現在適合接收何種資訊,都仰賴你素日對對方的了解有多深。多觀察你密切合作的對象,不論他是客戶、團隊夥伴、隔壁部門的人甚至是你的老闆,才能抓住什麼時候適合講什麼話,提高溝通的效率。


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